员工手册

第一章事务所简介

1.事务所介绍

l江苏南大人力资源事务所(简称事务所)是由南京大学全资设立的非公司企业。经江苏省人事厅暨江苏省人才流动服务中心审核批准,事务所具备人才市场中介组织的经营资格。

l江苏南大人力资源事务所可从事以下业务:

1)提供人才供求信息;

2)开展人才职业介绍;

3)开展流动人才测评;

4)提供人才流动法律、政策、信息咨询;

5)开展各类人才交流活动。

l江苏南大人力资源事务所同时提供以下服务:

1)受南京大学人才培训交流中心或用工单位委托,代办人事代理有关事宜;

2)举办人才交流活动,代理招聘,提供各类人才租赁;

3)人才测评,人力资源管理评估设计,薪酬评估设计,职业生涯设计;

4)高级专业人才推介,猎头服务,职业咨询介绍;

5)为南京大学及周边单位提供有关人力资源管理的各项服务;

6)为各单位提供有关人才中介业务的咨询服务;

7)为南京大学人员及周边单位提供有关职业培训服务。

2.事务所机构

l江苏南大人力资源事务所不设董事会,法人代表为最高负责人;

l江苏南大人力资源事务所不设经理,由执行负责人负责经营管理,执行负责人由法人代表指定;

l江苏南大人力资源事务所不设条块式的管理机构,由若干人力资源专员负责主办各项业务与服务;

l江苏南大人力资源事务所根据财务、窗口服务、及其它各类服务另设若干专业主办,以上均为事务所管理人员;

l人力资源专员、专业主办由执行负责人聘用。

3.  职工代表大会

l江苏南大人力资源事务所职工代表大会由事务所所有工会会员的代表组成;

l职工代表的产生、大会召开、常设机构的责任权力及功能由职工代表大会章程规定。

  

第二章聘用规定

1.基本政策

l事务所员工在被聘用及晋升方面享有均等的机会;

l职位或补空缺职位时,本事务所将在可能情况下首先考虑已聘用员工,然后再向外招聘;

l工作表现与绩效是本事务所晋升员工的最主要依据。

2.入职手续

l应聘者可在http://jshr.nju.edu.cn/网站浏览事务所招聘信息,注册后可进行网上应聘,经事务所或事务所委托单位进行笔试、面试、背景审查和体格检查,并经确认合格后,可被事务所聘为正式员工;

l员工在入职时须提供事务所要求的相关材料,并保证材料真实性,符合岗位要求;确不能及时提供的,应在30日内提供其被录用的相关资料,如超过者,视为不符合入职条件。员工入职时档案须完整,如确有特殊情况暂未能补齐,须在三个月内补充完毕;

l新应聘人员必须按事务所要求提供如下材料:

(1)身份证原件、复印件(正反复印在同一面  );

(2)本人本市工商银行借记卡原件、复印件(复印有卡号的一面,本人在空白处签字、日期);

(3)近半年内区级以上医院的体检报告原件、复印件;

(4)应届毕业生提供:《**届毕业生双向选择就业推荐表》、《毕业生就业协议书》;

(5)待业人员提供:社保缴费明细单(各地社保中心),档案所在保管单位全称(请仔细核实):

a)本市待业人员提供《江苏省就业失业登记证》(在户口所在街道办理);

b)省内非南京市户口有《江苏省就业失业登记证》的提供本证,无此证及省外户口的提供暂住证(在现居住地街道办理)一张一寸近期证件照(反面写姓名);

c)农业户口提供:户口本原件、户口本首页及本人页复印件、一寸照片一张;

(6)南京市社会保障卡原件、复印件(复印有照片的一面);

(7)其他协议人员提供:退休证原件、复印件或征询函

材料要求:复印件均须为A4纸,信息清晰,大小适中。毕业生提供1234材料,待业人员提供1235材料,其他人员提供1237材料;第6项材料已办理人员需主动提供,兼职人员必须提供。

l用工单位在新员工上岗之日应就岗位工作要求和双方的权利义务与新员工面谈;

l事务所将组织新聘员工参加新员工培训。

3.试用、试聘期

l新员工被聘用后,均实行试用、试聘期,试用、试聘期根据合同聘期确定,试用、试聘期包括在合同期内;

l试用、试聘期间事务所将对员工的表现及其对工作的适应程度进行考核;

l除另有合同约定,试用、试聘期薪资与正式合同期相同;

l试用、试聘期届满,经事务所或事务所委托单位考核合格者,于试用、试聘期结束后次日转为正式员工或定岗定级,正式员工薪资待遇按事务所薪酬制度执行。

4.聘用的终止

l试用、试聘期间,事务所或员工均可提出终止劳动合同,但应提前3个工作日以书面方式通知对方;

l合同到期,如任何一方不愿续签合同,须提前三十日书面通知对方,合同到期终止;

l合同任何一方严重违反国家法律法规或违反事务所的规章制度及劳动纪律,另一方可不必提前通知对方与其解除双方的劳动合同。

5.劳动合同

l所有事务所员工均经由与事务所签订的劳动合同或协议确定劳动或劳务关系,与所派往的工作岗位所在单位没有任何形式劳动关系,亦不属于该单位员工;

l新聘员工在签订合同前,须将本人档案转移至事务所指定代理服务机构(无须转移档案的须提交有关证明材料),与事务所签订劳动合同和保密协议书;

l员工应严格执行劳动合同和保密协议书;

l员工应在签订合同的七个工作日内至事务所领取合同一份。

6.个人资料

l员工应详细了解并严格遵守http://jshr.nju.edu.cn/网站的用户守则,网站用户名及密码须妥善保管,所有经由个人账户提交的信息及进行的网站确认信息操作均视为员工个人亲自使用,如有意外或遗失,须在三日内联系网站管理人员备案,否则,所有责任由个人承担;

l员工的个人资料包括学历、家庭住址、电话、婚姻及子女状况的变更情况应在http://jshr.nju.edu.cn/网站上及时更新,并将有关证明材料送交事务所备案;

l员工确认在http://jshr.nju.edu.cn/网站及合同中所提供的通讯地址及联系方式真实有效,若在履行合同中与单位有任何争议,甚至涉及仲裁时,该联系方式为员工的法定联系方式。单位通过实名挂号投递的文书,员工确保可以收到。若联系方式及电话发生变化,须立即书面通知事务所,否则,造成联系障碍导致纠纷,由有过错的一方负责。如上述约定履行确有困难,员工同意通过http://jshr.nju.edu.cn/网站公告履行法定告知义务;

  

7.业绩考评

l事务所推行严格的绩效考评制度。实行年终考核。考核结果入记档案,并将作为员工转正定级、续聘、晋升、提薪、办理人才引进和申报专业技术资格评审的重要依据。

  

第三章员工福利

1.社会保险

l聘用人员签订劳动合同后,凡符合规定条件的,事务所按规定为员工办理社会保险,所需费用由用工单位与员工按规定分担。漏缴或未按规定申报的由其责任人或单位负责。事务所依法为符合有关规定的员工缴纳工伤保险,其他不符合上述规定的人员,如发生工伤,员工同意全权委托事务所,向实际责任人追究相关法定责任,此委托不可撤回。

2.津贴与补贴

l除已在合同中约定的情况外,事务所不再支付其它津贴和补贴,用工单位具体岗位或任务应当支付津贴和补贴的,由用工单位负责并报事务所备案。

第四章工作规范

1.行为准则

l恪尽职守,服从领导,保守工作秘密;

l爱护事务所和所服务单位财物,不浪费,不化公为私;

l遵守单位一切规章制度及工作守则;

l维护工作单位荣誉,不做任何有损单位声誉的行为。

2.工作态度

l员工应努力提高自己的工作技能,提高工作效率;

l热爱本职工作,对自己的工作职责负全责;

l员工之间应通力合作,互相配合,不得相互拆台或搬弄事非;

l对本职工作应争取时效,不拖延,不积压;

l待人接物态度谦和,以争取单位同事与服务对象的合作。

3.工作纪律

l按规定时间上下班,不得无故迟到、早退;

l在工作场所着装整齐、举止有度、礼貌规范;

l服从上级的工作安排,一经上级主管决定,应严格遵照执行;

l合同期间,未经事务所允许,不得以在职学习、培训等任何名义占用单位资源。

4.沟通与投诉

l提案制度:员工可就有关事务所管理方面随时提出疑问和建议,事务所不定期对员工提案进行审理,并将结果反馈提案员工;

l接待制度:各部门负责人要针对本部门员工的思想动态及时与员工进行沟通;事务所每个工作日均有人员接待来访员工。

  

第五章考勤制度

1.工作时间

l除有特殊约定外,事务所员工实行每周五日四十小时工作制,一般情况周六、周日为正常工休时间;

l工作与休息时间可根据各单位具体岗位要求确定,但月平均工作时间不高于国家与地方法规规定要求;

l夜间值班岗位,坐班工作时间按实计算,睡班且可连续入睡时间超过6小时,可连续入睡时间按50%计算工作时间。

2.考勤办法

l事务所员工参加岗位所在单位考勤,实际用工单位应于每月1-10日在http://jshr.nju.edu.cn/网站提交上月考勤情况,员工个人于11-15日确认上月考勤,实际考勤记录作为核发当月工资的必需材料,逾期未完成考勤工作,所产生的一切责任由个人承担;

l当日考勤签到必须本人亲自执行,不得代签;

l在规定时间未签到者,视为迟到;超过30分钟,视为旷工;

l迟到、旷工者分别按事务所制度予以处罚,其中迟到1次扣发当日工资50%,当月累计迟到3次计算为旷工一次,旷工扣除单日工资的2倍,连续旷工5日以上且不接受教育或经教育无效,事务所按规定予以处罚并立即终止劳动合同。

3.请假程序和办法

l所有假期均须严格履行请销假手续,部门可批准1天以下(含1天)各类假期,用工单位可批准3日以下(含3日)各类假期,3日以上假期必须报事务所批准;

l请销假程序为,个人提出申请并填写请销假报告表,按规定级别批准后享受假期,规定假期结束后第一个正常工作日,由请假人至原批准部门签销。请销假情况由各单位记入当事人考勤,不能按时销假的应于假期结束前最后一个工作日按原请假途径申请续假,除有特别情况,续假只能以事假方式批准且不超过所续正常假期。

4.休假种类和假期待遇

l病事假:

1)员工因病请假,需出示区、市级医院证明,一月五天以内,扣发当日工资的50%,超过五日者,按病假时间,工资全额扣发,病假工资扣除后,当月工资低于当地最低工资标准的按当地最低工资标准发放;

2)员工因事请假,必须先经部门主管批准,并按事务所制度扣发工资。未经批准,擅自离岗者,按旷工处理。

l丧假:

在事务所任职一年的员工,倘若直系亲属去世,可以享有三天有薪(标准工资)丧假,直系亲属指父母、配偶、子女;

l年休假与探亲假:

1)在事务所任职满一年者,符合劳动法规规定条件的,每年可享受一周探亲假,探亲旅费按用工单位规定执行;

2)探亲假只在当年一次享受,不累计,不后补;

3)在事务所任职满一年者,在次年的年度假内,可以享受有薪(标准工资)年休假;

4)年休假标准按国家相关规定执行(《职工带薪年休假条例》中华人民共和国国务院令第514)

5)年休假可作探亲使用;

6)年休假与探亲假必须在事务所规定时段使用。

l婚假:

1)员工可以享受3天有薪(标准工资)婚假,符合晚婚条件的按当地计划生育有关政策执行;

2)婚假必须提前向单位主管申请并附上结婚证书复印件并报事务所备案。

l产假

(1) 女职工生育享受98天产假,其中产前可以休假15天;晚育的,产前增加30天;难产的,增加产假15天;生育多胞胎的,每多生育1个婴儿,增加产假15天。

(2) 女年满24岁初次生育的,或年满23周岁结婚的不孕的初生育、晚育。

(3) 再生育的只享受产假98天,难产的增加产假15天;生育多胞胎的,每多生育一个婴儿,增加产假15天。

l流产假

(1)女职工怀孕未满4个月流产的,享受15天产假;

(2)女职工怀孕满4个月的,享受42天产假。

l哺乳假

(1)每天的劳动时间内哺乳期(小孩自出生之日起1年内),女职工安排1小时哺乳时间,女职工生育多胞胎的,每多哺乳1个婴儿,每天增加1小时的哺乳时间;

(2)须提供小孩出生医学证明原件;

(3)哺乳假时间只能当天使用,不能累计使用;

l护理假

(1)护理假也称为陪产假,符合晚育年龄的夫妻,女方可享受产假128天(含法定产假98天),男方可享受护理产假15天;

(2)只有晚育男职工享受护理假。

5员工标识与员工证

l为有效标识员工身份,便于工作场所的治安和门禁管理,事务所为合同期内的在职员工制作发放江苏南大人力资源事务所员工证;

l员工证载有员工相片、姓名、员工号、身份证号、岗位和有效期等信息;

l员工证主要用作员工出入工作场所时的身份标识;

l有要求时,应主动出示身份证以配合查验;

l员工证过期自动失效,员工在办理离开事务所手续时,应交回所持员工证;

l员工证遗失,应即通知事务所挂失并办理补发手续,补发员工证需工本费10元。


第六章工资、津贴和奖金制度


1.除特别约定的情况外,事务所实行协议工资制,员工工资由合同或协议约定。次月10-15日之间可登陆http://jshr.nju.edu.cn/,查询并打印薪酬明细。

2.合同或协议中没有具体数额约定的,一律执行事务所薪酬体系,薪酬体系由合同发放(基础工资、年功)、考勤发放(岗位、技能)、其他奖励(绩效、浮动)组成,考勤发放及其他奖励以所在岗位要求及实际用工单位需要执行。

3.事务所基础工资不低于南京市企业最低工资标准,根据南京市劳动保障主管部门发布数据为准,并同步调整。

4.员工的工资、津贴及奖金等个人信息属私密范畴,除员工本人或法律法规另有规定外,其他单位或个人不得随意公开。

5.事务所于每月月底发放员工当月薪酬,并按政府规定代扣个人所得税、社会保险、住房公积金及其他应缴的个人缴纳部分。薪酬包括:工资、奖金、以货币支付的福利、岗位技能津贴等。

6.事务所将根据经济效益和员工的工作表现及绩效考核结果,在每年1月和7月调整(增加或减少)员工薪酬。

7.事务所同意用工单位根据经济效益和员工在一年中的表现给予奖金,各单位发放奖金的数额须报事务所备案。

  

第七章员工的发展

1.在职培训

1)为提高每个员工的工作效率和工作效益,事务所鼓励每个员工参加与事务所业务有关的培训课程,并建立培训记录。这些记录将作为对员工的工作能力评估的一部分;

2)非经用工单位申请,事务所批准,员工不得参加任何脱产学习;

3)事务所在安排员工接受事务所或用工单位出资的培训时,可根据劳动合同与员工签订培训协议,约定服务期等事项。

2.内部竞聘

1)事务所赞赏员工爱岗敬业,忠于职守,同时也鼓励创造性劳动和个性发展;

2)事务所及内部岗位允许员工在遵循劳动合同的基础上自由竞聘,合同期内应聘其它岗位前应先取得所在用工单位同意和事务所批准;

3)员工在事务所内部岗位间流动,由事务所办理变更手续。

3.晋升机会

事务所的政策和惯例是尽可能地从事务所内部提拔晋升最具资格的员工,接替空缺并承担更大的责任。

  

第八章奖  励

1.事务所对有下列情况的员工予以表扬

1爱岗敬业,忠于职守,在本职岗位做出优秀成绩;

2)积极探索,努力钻研,做出创造性工作或有超常业绩;

3)认真负责,见义勇为,避免财产和人身安全的较大损失;

4)代表单位获区县级以上奖励;

5)有其它突出表现的。

2.事务所对有下列情况的员工予以表彰

1)在年度综合评比中获第一;

2)代表单位获省市级以上奖励;

3)在工作中做出重要贡献;

4)使单位获得重大荣誉;

5)有其它卓越表现的。

3.奖励等级与标准

1)奖励分荣誉奖和物质奖,事务所主要授予荣誉奖,各用工单位可根据荣誉奖级别,予以相应物质奖励;

2)荣誉奖分为一般奖励和特别奖励,一般奖励为表扬,特别奖励为表彰,特别突出的个人与集体,可由事务所予以最高等次性质的嘉奖;

3)获得表扬的员工,由事务所授予奖状、证书和奖励决定,奖励决定归入个人档案保存;

4)获得表彰的员工,由事务所授予奖牌、证书和奖励决定,奖励决定归入个人档案保存;

5)嘉奖由事务所授予获得者个人或集体荣誉称号,颁发奖杯、证书,奖励决定归入个人档案。

4.奖励的申报与批准

1)各类奖励由用工单位申报,申报材料包括申报人自然状况、主要业绩、申报理由及相关评比材料,注明申报何种奖励;

2)事务所对申报材料审核、补充后召集有申报单位代表出席的论证会论证,论证结果报事务所批准,由事务所办理奖励手续;

3)当年奖励人数不大于当年在职员工总数的10%,其中表彰人数不超过奖励人数的2%

  

第九章处  罚

1.事务所对有下列情况的员工予以批评

1)违反考勤管理规定,当年迟到超过3次;

2)主观原因导致人员或财务蒙受损失危险,但未造成明显后果的;

3)消极懈怠、不勤职守、延误工作且危害工作秩序或导致轻微损失的;

4)不遵守劳动纪律,且经多次指出仍无明显改正的;

5)无端制造和扩大矛盾,导致严重纠纷且不服从调解的;

6)其它类似情况。

2.事务所对有下列情况属于严重违纪

1)员工一个自然年度内(公历)旷工累计达到5天的(员工未办理请假手续不来上班,以及上班时间到岗却拒绝提供劳动的情况,均视为旷工);劳动合同期内累计被警告处分三次的;

2)主观原因导致人员或财物蒙受损失,且造成明显后果的;

3)故意行为造成单位财产和名誉损失的;

4)扰乱工作秩序,严重违反劳动纪律;

5)违反国家和地方法规,违反计划生育政策,违反其它国家和地方强制政策的;

6)员工被查实在应聘时向事务所提供的其个人资料存在下列情形,包括但不限于:离职证明、身份证明、户籍证明、学历证明、体检证明等是虚假或伪造的;应聘前患有精神病、传染性疾病及其它严重影响工作的疾病而在应聘时未声明的;

7)在合同期内赌博、吸毒、酗酒滋事、聚众闹事或实施暴力殴打他人的,妨碍用工单位管理秩序,造成恶劣影响者;

8)违背事实,诬告陷害他人,破坏团结,情节严重、影响极坏者;

9)  盗窃用工单位或第三人财物,无论价值及数额多少;泄漏用工单位机密、捏造谣言或酿成意外灾害,故意损坏、浪费用工单位财物和资源,给用工单位造成3000元(含)以上损失的;

(10)  违反用工单位技术、安全操作规程或违章指挥,造成物损10000元以上事故的;

(11)  违反用工单位的规定,出现索贿、收受回扣或牺牲用工单位利益行为的;

12)违反用工单位规章制度造成不良影响的其他事项;

13)其它严重违规或造成严重危害的情况。

3.处罚类型与程序

1)处罚主要目的是促进当事人改进工作态度和工作作风,同时起到一定警示作用,事务所提倡持续的教育和养成,处罚作为极其慎重的辅助手段;

2)事务所及各用工单位应强调根据《劳动合同法》依法管理,在合同管理难以涉及的细节范围,建议各单位以工作守则、任务书及补充协议等书面形式约定。只有在书面约定或书面教育和敦促无效且合同没有具体规定的情况下再采取有限的处罚措施;

3)处罚由弱至强分为批评、告诫、警告、除名(解除劳动合同),存在严重违纪行为的人员,一经查实,可直接按法定程序予以除名。同时可按有关法规和约定合并处以扣减工资或追缴赔偿处理;

4)处罚由用工单位申报,申报材料包括申报人自然状况、一贯工作表现和近期工作情况、处罚事由和事实依据,注明申报何种处罚;

5)事务所接到申报材料后,应至少一次听取当事人申诉,事务所听取当事人申诉时现场至少两人且无当事人岗位所在单位人员在场,同时做好当事人申诉记录,记录由申诉人过目并签字;

6)所有材料补充后,由事务所分别召集有申报单位代表、当事人单位职工代表参加的论证会论证,论证结果报事务所批准,由事务所办理处罚手续;

7)处罚决定经批准后应于7日内向当事人发出处罚通知书,当事人在接到处罚通知书的7个工作日内仍可以书面形式提出处罚不当的申辩或予以缓罚改正期的申请,否则,视为当事人认可处罚事实并接受处罚决定;

8)如未收到当事人的书面申辩或申请,事务所在向当事人发出处罚通知书的第8个工作日发出正式处罚决定并记入当事人档案;

9)如收到当事人处罚不当的申辩,事务所应会同用工单位对当事人申辩理由逐条核准查实,并将结果通知当事人。处罚依据如确与事实有误,应重新进行处罚论证,处罚依据经核查如无不当,事务所可发出正式处罚决定并记入当事人档案;

10)如收到当事人缓罚改正的申请,经事务所会同用工单位与当事人面谈,如当事人能认识错误性质和危害,确有改正的主观愿望,同时愿意以个人努力挽回或补偿已造成的全部或部分损失,并书面保证,事务所可给予一定缓罚改正期,改正期内,当事人履行了承诺条款,事务所可决定不再处罚。

第十章附  言

1.本手册属内部资料,请注意妥善保存。

2.本手册应根据劳动保障与人事法规及事务所规定作正确理解,本手册条款经职工代表大会通过,亦构成劳动合同的一部分。对本手册内容,如有不甚详尽或有使员工感到疑惑之处,请随时向事务所咨询,以确保理解无误。

3.本手册如需修正,事务所将向员工提供书面更正或最新修正本。

4.  本手册内容如与国家相关法律法规相悖,以国家相关法律法规为准。