一线有你,共同战“疫”——记人事秘书战线的抗“疫”工作

发布时间:2020-07-21浏览次数:26

有一个群体,个个都是人事工作专家,对各自单位教职工的情况了如指掌,每一位教职工的入职、晋升、退休、养老……都是他们每天工作的日常。他们是学校与院系人事工作的联络人,无论在职还是退休教职工,他们都放在心上。

他们就是,人事秘书。


没有停歇的QQ

2020年的寒假,人力资源处的工作QQ群里一直不停地刷新着消息,这个群的成员主要是全校90多位人事秘书和30多位人力资源处的工作人员。由于今年过年较晚,很多工作直到年前一周仍在持续进行。放假前,群里还在提醒大家站好学期结束的最后一班岗,通知放假前和开学后需要完成的工作,包括聘期考核、年度考核和教师及其他系列高级职务岗位申报等工作,并就新上线的年度考核系统的技术问题和群里的工作人员进行随时沟通。

随着124日江苏省启动了公共卫生事件一级响应,群里的战“疫”工作也正式打响。从大年初四(128日)开始,根据省教育厅要求,人力资源处开始对全校的教职工情况进行全面摸查,了解自11日后教职工接触疫区的情况并每日一报。接到通知后,94位人事秘书开始马不停蹄地联系本单位教职工,进行信息的收集、报送和补充,在大家的共同努力下,仅仅用了一天,全校包括退休教职工在内的近万名教职工的情况初步摸排工作完成。之后的数据变动根据要求每日一报,这项工作在填报系统上线前,一直靠着人工统计持续进行。25日,根据省教育厅的通知,需要对前期摸排中的疫情防控工作重点人群的信息进一步完善,这项工作涉及到45个院系、单位,又是仅仅一天时间,各院系、单位完成了相关信息的补充。

212日,“南京大学疫情防控填报系统”上线,人事秘书除了负责通知本单位所有教职工及时填报信息外,还需要核对填报人员名单,并及时同人力资源处联系增减名单。寒假期间,为确保每位教职工都通知到位,很多人事秘书都是先邮件、后电话,微信、QQ齐上阵。遇到部分年纪较大或者没有APP使用习惯的老师,人事秘书采取一步一步详细指导,或者发动教研组、科研团队的年轻老师帮助填写,或者转成表格请大家先登记信息等多种方式,同时还要解决登陆不上、密码不对等各种问题。经过一周的努力,全校教职工的疫情防控填报基本完成,为学校利用大数据及时掌握全校师生相关信息提供保障。

1月底到3月初,通过人事秘书QQ群发布的关于疫情相关通知达20余次,内容包括各类信息统计报送、培训通知、外籍人员管理等各方各面,所有工作都按时保质完成。文学院佘卉老师说:“为了尽快将未填报人员清零,14-15号都是干到凌晨,白天晚上守在电脑、手机前,尽可能做到信息秒回。”这是我们很多人事秘书的常态。


对外防疫第一线

129日开始,根据教育部的要求,学校开始统计外籍教职工的相关信息,31日起江苏省外籍教师防控工作也开始实行日报。需要上报的许多信息,如当前位置、在宁住址、联系人和联系方式等,其行程变动也需要及时上报。外籍教师一般通过院长、系主任联系,外籍博士后一般都是通过导师进行联系,由于时差、节假日、生活习惯等各种因素,人事秘书既要保证信息传达准确无误,又要按时间节点完成统计,着实不易。

23日,省教育厅下发《有关外籍教师疫情防控管理工作的通知》,要求对外籍教师强化分类管理,学校也及时下发相关通知。2月中下旬,随着疫情在全球的不断蔓延,针对外籍人员的防疫工作也在不断变化,学校在统计汇总信息的基础上,还要及时更新上报给所在辖区,如提前告知航班号、入境城市等详细信息,以便公安部门及街道社区安排后续工作。因每个外籍教职工的国籍、旅行史都不同,针对来自不同国家地区的外籍人员还有不同的管理政策,基本是根据外籍人员的行动轨迹一人一策、一天一策,信息的及时汇总就显得格外重要。每位相关院系单位的人事秘书都能及时反馈有关变动信息,确保学校和南京市相关部门及时掌握我校外籍人员的动向。2月底,现代工程与应用科学学院有一位外籍教师申请回校,院系及时上报,人力资源处紧急协调国际处、校医院和学院组建工作群,根据要求按照流程,确保这位老师能安全顺利地返回小区。

此外,3月初,根据国家防疫形势的变化,针对外籍教职工和出境教职工的防疫工作重点也变为防范境外输入病例。根据省教育厅要求,近期回国的内地人员信息也加入了统计,并要求人事秘书们进行周报。


忙碌工作的日常

忙碌是人事秘书的工作日常。人事工作涉及每位老师关于入职、晋升、养老、退休等各方面,人事秘书除了每天上传下达各类信息外,还要回复各种问题。在1月底到2月中旬,人事秘书们的主要工作是配合疫情统计上报等一系列相关工作。随着国家整体防疫形势的好转,到了原计划开学的2月下旬,各类人事工作也继续稳步展开。

聘期考核、年度考核相关工作按计划推进,新上线的考核系统的各类技术问题在群里又热烈地讨论了起来;国家、省级各类人才项目申报也接踵而至,博士后科学基金申报改为线上申请,下发通知、组织申报、审核等工作都需按时完成;此外,配合学科办“双一流”建设大学监测指标体系提供数据,每月的新入职、退休、离校等等,各项工作已经全面铺开。


“一个假期都没有停过”,是各位人事秘书老师假期的真实写照。但在采集素材的过程中,每一位老师都说,“都是一些日常的工作,感觉没有做什么特别的事。”人事相关的工作繁琐复杂,人数多的院系基本上是一位人事秘书服务几百位老师,部分院系的人事秘书还兼党委秘书、办公室主任等工作。看似简单的数据统计和报送也不仅是做个表格汇总,每一项数据填报都需要面对各种询问,每个人都是同时在处理多线任务;疫情期间人员管理也不仅是表格里的数字,更是具体到对每一位教职工实际情况的关心和返工安排。例如,物理学院在岗教职员工近400人、港澳台及外籍员工十多人、自管人员近50人,仅疫情数据的统计上报一项的任务量就可见一斑。再如,一位年轻教师因与高危人群同乘一班飞机不能进入宿舍,人事秘书老师帮助其协调联系到凌晨,一边安慰老师,一边及时同院系领导沟通,直到老师顺利入住她才放心。在问到“假期里有没有发生什么特殊的事”的时候,有位老师说,“因为日常人事工作没有停过,二月下旬有一天从早上一直到晚上五点多才吃第一口饭。这能算吗?”

“涉及到全校教职工的各项工作,人事条线责无旁贷,我们也是立足本职,服务抗疫。”化学化工学院彭峰老师这样说。人事秘书,就是一群这么低调可爱、有责任心、有担当、富有战斗力的群体。疫情期间很多部门的防疫工作都有人力资源处和人事秘书的协助和参与,他们的很多工作我们没有办法一一展现,很多耗时耗力的工作他们也没有一一告诉我们。不管是在假期还是日常工作中,他们付出了辛勤的劳动,他们是所有默默为抗“疫”做着奉献的南大人中的一员,他们在人事战线上投入与专注,同时也尽心尽力服务好学校队伍建设工作,为建设“第一个南大”贡献自己的一份力量!